Gestoría de extranjería online Política de firma electrónica
Cómo se firman los documentos en tu expediente, qué evidencias se conservan de cada firma y qué valor tienen.
Actualizado: 28 de septiembre de 2026
1. Objeto de esta política
Esta política describe cómo se firman electrónicamente los documentos en el área privada de gestoriaextranjeros.es, qué evidencias se conservan de cada firma y qué valor tienen. Su finalidad es que cualquier persona que firme sepa exactamente qué está haciendo y que la sociedad pueda acreditarlo después.
Se aplica a las firmas realizadas por clientes y por terceros que intervengan en un expediente, y complementa a las condiciones generales de contratación y a la política de privacidad.
2. Qué tipo de firma se utiliza
La firma se realiza trazando la rúbrica sobre la pantalla del propio dispositivo, dentro del área privada, tras haber visualizado el documento completo. Se trata de una firma electrónica en el sentido del artículo 3.10 del Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior y por el que se deroga la Directiva 1999/93/CE.
El sistema no atribuye a esta firma la condición de firma electrónica avanzada ni cualificada. En particular, no reúne los requisitos de la firma cualificada, al no emplearse certificado ni dispositivo cualificados de creación de firma. Conforme al artículo 25.1 del mismo Reglamento, esa circunstancia no priva a la firma de efectos jurídicos ni impide su admisión como prueba en un procedimiento judicial.
Del trazo realizado en pantalla se conserva únicamente su representación gráfica. No se capturan parámetros dinámicos de la firma, como la presión, la velocidad o la aceleración, que, sometidos a un tratamiento técnico dirigido a identificar o autenticar de forma unívoca a quien firma, podrían constituir datos biométricos.
El valor de una firma de esta naturaleza depende de la calidad de las evidencias que la acompañan. Por eso el sistema conserva, junto al documento firmado, la información descrita más adelante.
3. Documentos que se firman por este medio
Se firman en el área privada, entre otros, el documento de representación, las declaraciones responsables y autorizaciones que el trámite requiera, la aceptación de servicios adicionales y los mandatos de pago de tasas.
No se firman por este medio los documentos para los que la normativa exija firma electrónica cualificada, comparecencia personal o intervención de fedatario público. En esos casos se indica el procedimiento aplicable en cada expediente.
4. Cómo se desarrolla el proceso de firma
El acceso al expediente se realiza mediante el enlace personal del área privada y un código de un solo uso remitido al titular. Desde el expediente ya puede firmarse el documento.
Antes de firmar, el documento se muestra completo en pantalla, con posibilidad de descargarlo. La firma solo se habilita una vez confirmada su visualización.
Realizado el trazo, quien firma confirma su voluntad mediante una acción expresa. El sistema genera entonces el documento firmado en formato PDF, que incorpora la rúbrica y un pie con la referencia de las evidencias asociadas.
El documento firmado queda disponible para su descarga y se incorpora al expediente.
5. Evidencias que se conservan
De cada firma se conservan los siguientes elementos:
| Evidencia | Para qué sirve |
|---|---|
| Documento firmado en PDF | Acredita el contenido exacto de lo firmado |
| Huella criptográfica del documento, calculada con el algoritmo SHA-256 | Permite comprobar que el archivo no ha sido alterado después |
| Fecha y hora registradas por el sistema | Sitúan la firma en el tiempo, sin sello cualificado de tiempo |
| Dirección de protocolo de internet desde la que se firmó | Vincula la firma con la conexión utilizada |
| Identificación del navegador y del dispositivo | Refuerza la trazabilidad de la sesión |
| Identificador del enlace de acceso y del código de un solo uso empleado | Vincula la firma con la persona destinataria del enlace |
| Datos identificativos declarados por quien firma | Identifica a la persona firmante |
Las evidencias se conservan asociadas al expediente durante el mismo plazo que este, esto es, cinco años desde su cierre, entendido en los términos previstos en las condiciones generales, conforme al plazo general de prescripción de las acciones personales del artículo 1964.2 del Código Civil. Cuando el documento firmado tenga trascendencia contable o fiscal, se aplican los plazos previstos en la política de privacidad.
6. Valor probatorio
El documento firmado por este medio es un documento privado. Si su autenticidad o su integridad se impugnan, la valoración se realiza conforme al artículo 326.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, mediante los medios de prueba que resulten procedentes. Al no intervenir un prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza, no opera la presunción que el apartado 4 del mismo artículo, en la redacción dada por la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reserva a esos supuestos.
En ese supuesto, la sociedad aportará el documento firmado y las evidencias descritas, y podrá acreditar mediante la huella criptográfica que el archivo aportado coincide exactamente con el que se firmó.
7. Integridad, acceso y copia
El documento firmado y sus evidencias se almacenan con cifrado y con acceso limitado a las personas que intervienen en el expediente.
Quien firma recibe copia del documento firmado y puede solicitar en cualquier momento, escribiendo a [email protected], una copia de las evidencias asociadas a su firma.
8. Protección de datos
Los datos asociados a la firma son tratados por Trámites de Extranjería Online, S.L., con NIF B88949177 y domicilio en Avenida Virgen del Carmen 19, Bloque C, Piso 0, Puerta A, 11201 Algeciras (Cádiz), sobre la base de la ejecución del contrato y del interés legítimo en poder acreditar la autenticidad y la integridad de lo firmado.
La información completa sobre el tratamiento, los plazos de conservación y el ejercicio de derechos figura en la política de privacidad publicada en el sitio web.
9. Actualización de esta política
Esta política se revisará cuando cambien el sistema de firma, las evidencias que se conservan o la normativa aplicable. La versión vigente es la publicada en el sitio web, donde figura la fecha de su última actualización.